PRIVACY
Privacy notice
Patrix Genuine Solutions SRL processes the information you submit through this website to respond to enquiries and uses Google Analytics, with your consent, to understand how the website is used. Contact-form enquiries are retained for up to 24 months.
1. Who controls your personal data
The data controller is Patrix Genuine Solutions SRL, trading under the commercial brand Patrix AI.
Registered address: Strada Alexandru Iacobescu 2–6, Bucharest, Romania
VAT identification number: RO46479310
Websites: patrixai.com and patrixlabs.com (patrixlabs.com redirects to patrixai.com)
Privacy contact: privacy@patrixai.com
We have not appointed a Data Protection Officer. Privacy requests may be sent to the email address above.
2. Scope of this notice
This notice explains how we process personal data when you visit patrixai.com, arrive through patrixlabs.com, submit the contact form, or communicate with us about our consulting services. It does not govern personal data processed under a separate client contract, statement of work, data-processing agreement, or recruitment notice.
3. Personal data we collect
Contact and enquiry data
When you submit the contact form, we collect:
- your name;
- your work email address;
- your company name, when provided;
- the content of your message; and
- your selected website language and consent confirmation.
The website may also process technical information needed to deliver and secure the form, such as the date and time of submission, IP address, browser information, and server/security logs. The hidden anti-spam field is used to detect automated submissions.
Website analytics data
With your consent, Google Analytics may collect or derive information such as a randomly generated client identifier, pages viewed, session statistics, interactions, approximate location, browser, device, operating system, screen resolution, referrer, and similar usage information. We do not intentionally send your name, email address, message content, or other directly identifying contact-form information to Google Analytics.
4. Why we process personal data and our legal bases
| Purpose | Personal data | Legal basis |
|---|---|---|
| Respond to your enquiry and discuss a possible engagement | Contact details, company, message and related correspondence | Steps taken at your request before entering into a contract; where that does not apply, our legitimate interest in responding to business enquiries |
| Protect the website and email service against spam, abuse, fraud and security incidents | Technical logs, IP address, submission metadata and anti-spam indicators | Our legitimate interest in operating a secure and reliable website |
| Establish, exercise or defend legal claims and maintain necessary business records | Relevant correspondence and technical records | Our legitimate interests and, where applicable, compliance with legal obligations |
| Measure website usage and improve content through Google Analytics | Analytics identifiers and usage data | Your consent, which you may withdraw at any time |
Providing the fields marked as required in the contact form is necessary for us to receive and answer your request. You are not legally or contractually obliged to contact us through the form, and you may instead email us directly.
5. Cookies and Google Analytics
We intend to use Google Analytics 4 to understand aggregate website traffic and improve the website. Google Analytics typically uses first-party cookies such as _ga and _ga_<container-id> to distinguish users and maintain session information.
Analytics will be activated only after you provide consent through the website’s cookie controls. Refusing or withdrawing analytics consent will not prevent you from using the core website or contact form. You can change your choice through the cookie-settings control made available on the website and can also delete cookies through your browser settings.
Google states that Google Analytics uses IP addresses to derive coarse location and route traffic, and that IP addresses from users in the EU, Switzerland and the UK are discarded before analytics data is logged. Google may nevertheless receive the page URL, device/browser data and other measurement information when Analytics is enabled.
6. Recipients and service providers
We disclose personal data only where needed for the purposes described above. Categories of recipients include:
- Hostico / Awesome Projects SRL, as our website-hosting and email-hosting provider, which stores website files, server logs and incoming email on our behalf;
- Google Ireland Limited and its affiliates/sub-processors, when Google Analytics is enabled with your consent;
- professional advisers, public authorities, courts or law-enforcement bodies where disclosure is legally required or reasonably necessary to protect our rights.
We do not sell your personal data.
7. International transfers
Our hosting and email services are provided by Hostico in Romania. Google Analytics may involve access to or processing of data by Google entities and sub-processors outside the European Economic Area. Where required, Google relies on recognised transfer mechanisms such as adequacy decisions and contractual safeguards, including the European Commission’s Standard Contractual Clauses. Further information is available in Google’s privacy and data-transfer documentation.
8. How long we keep personal data
- Contact-form enquiries and related email correspondence: up to 24 months after the last meaningful communication, unless a longer period is needed for an active negotiation, contract, legal claim, or legal obligation.
- Security and server logs: for the period configured by our hosting provider or reasonably required to investigate security and availability incidents.
- Google Analytics data: according to the retention period configured in our Google Analytics property and any shorter period required by your consent withdrawal or deletion request.
If an enquiry becomes a client engagement, relevant information may be retained for the duration of the relationship and afterwards for applicable accounting, tax, contractual and limitation periods.
9. Your data-protection rights
Subject to the conditions and limitations in applicable law, you may request:
- access to your personal data and a copy of it;
- correction of inaccurate or incomplete data;
- deletion of your personal data;
- restriction of processing;
- objection to processing based on legitimate interests;
- data portability where processing is based on consent or contract and is carried out by automated means; and
- withdrawal of consent at any time, without affecting processing carried out before withdrawal.
To exercise a right, email privacy@patrixai.com. We may request information needed to verify your identity. We normally respond within one month, subject to extensions permitted by law.
You may also lodge a complaint with the Romanian supervisory authority: Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP), or with the supervisory authority in the EU/EEA country where you live, work, or believe an infringement occurred.
10. Automated decision-making
We do not use personal data collected through this website to make decisions based solely on automated processing that produce legal or similarly significant effects.
11. Security
We use reasonable technical and organisational measures intended to protect personal data, including encrypted website connections, access controls, anti-spam measures, software maintenance and hosting security controls. No internet or email system can be guaranteed to be completely secure.
12. Links to other websites
The website may link to third-party websites, including LinkedIn. Those services operate under their own privacy notices, and we are not responsible for their processing practices.
13. Changes to this notice
We may update this notice when our website, service providers or legal obligations change. The current version will be published on this page with a revised “Last updated” date. Material changes may also be highlighted on the website.
Contact us about privacy
Patrix Genuine Solutions SRL
Strada Alexandru Iacobescu 2–6, Bucharest, Romania
VAT ID: RO46479310
privacy@patrixai.com
CONFIDENTIALITÉ
Politique de confidentialité
Patrix Genuine Solutions SRL traite les informations transmises via ce site afin de répondre aux demandes et utilise Google Analytics, avec votre consentement, pour comprendre l’utilisation du site. Les demandes envoyées par le formulaire sont conservées pendant une durée maximale de 24 mois.
1. Responsable du traitement
Le responsable du traitement est Patrix Genuine Solutions SRL, opérant sous la marque commerciale Patrix AI.
Adresse du siège : Strada Alexandru Iacobescu 2–6, Bucarest, Roumanie
Numéro d’identification TVA : RO46479310
Sites : patrixai.com et patrixlabs.com (patrixlabs.com redirige vers patrixai.com)
Contact confidentialité : privacy@patrixai.com
Nous n’avons pas désigné de délégué à la protection des données. Toute demande peut être adressée à l’adresse électronique ci-dessus.
2. Champ d’application
La présente politique décrit la manière dont nous traitons les données personnelles lorsque vous consultez patrixai.com, arrivez via patrixlabs.com, envoyez le formulaire de contact ou échangez avec nous au sujet de nos services de conseil. Elle ne couvre pas les traitements régis par un contrat client, un cahier des charges, un accord de sous-traitance ou une notice de recrutement distincte.
3. Données personnelles collectées
Données de contact et de demande
Lorsque vous envoyez le formulaire de contact, nous recueillons :
- votre nom ;
- votre adresse e-mail professionnelle ;
- le nom de votre entreprise, si vous le renseignez ;
- le contenu de votre message ;
- la langue sélectionnée et la confirmation de votre accord.
Le site peut également traiter des informations techniques nécessaires à l’acheminement et à la sécurisation du formulaire, notamment la date et l’heure, l’adresse IP, les informations du navigateur et les journaux de sécurité du serveur. Le champ anti-spam invisible sert à détecter les envois automatisés.
Données de mesure d’audience
Avec votre consentement, Google Analytics peut collecter ou déduire notamment un identifiant client aléatoire, les pages consultées, des statistiques de session, les interactions, une localisation approximative, le navigateur, l’appareil, le système d’exploitation, la résolution d’écran, la provenance et des informations d’usage similaires. Nous n’envoyons pas intentionnellement à Google Analytics votre nom, votre adresse e-mail, le contenu de votre message ni d’autres données directement identifiantes issues du formulaire.
4. Finalités et bases juridiques
| Finalité | Données | Base juridique |
|---|---|---|
| Répondre à votre demande et discuter d’une éventuelle mission | Coordonnées, entreprise, message et correspondance | Mesures précontractuelles prises à votre demande ; à défaut, notre intérêt légitime à répondre aux demandes professionnelles |
| Protéger le site et la messagerie contre le spam, les abus, la fraude et les incidents de sécurité | Journaux techniques, adresse IP, métadonnées et indicateurs anti-spam | Notre intérêt légitime à exploiter un site sécurisé et fiable |
| Constater, exercer ou défendre des droits et conserver les documents professionnels nécessaires | Correspondance et éléments techniques pertinents | Nos intérêts légitimes et, le cas échéant, le respect d’obligations légales |
| Mesurer l’utilisation du site et améliorer son contenu avec Google Analytics | Identifiants analytiques et données d’usage | Votre consentement, que vous pouvez retirer à tout moment |
Les champs obligatoires du formulaire sont nécessaires pour recevoir et traiter votre demande. Vous n’êtes pas légalement ou contractuellement tenu d’utiliser le formulaire et pouvez nous contacter directement par e-mail.
5. Cookies et Google Analytics
Nous prévoyons d’utiliser Google Analytics 4 afin de comprendre le trafic global et d’améliorer le site. Google Analytics utilise généralement des cookies internes tels que _ga et _ga_<identifiant> pour distinguer les utilisateurs et maintenir les informations de session.
Google Analytics ne sera activé qu’après votre consentement via les paramètres de cookies du site. Le refus ou le retrait du consentement n’empêche pas l’utilisation du site principal ni du formulaire. Vous pourrez modifier votre choix grâce au contrôle de gestion des cookies disponible sur le site et supprimer les cookies dans votre navigateur.
Google indique utiliser les adresses IP pour déterminer une localisation approximative et acheminer le trafic, puis supprimer les adresses IP des utilisateurs de l’Union européenne, de Suisse et du Royaume-Uni avant leur enregistrement dans Analytics. Google peut néanmoins recevoir l’URL de la page, des données sur l’appareil et le navigateur ainsi que d’autres informations de mesure lorsque Analytics est activé.
6. Destinataires et prestataires
Nous ne communiquons les données que lorsque cela est nécessaire aux finalités décrites ci-dessus. Les catégories de destinataires comprennent :
- Hostico / Awesome Projects SRL, notre prestataire d’hébergement web et de messagerie, qui héberge les fichiers, journaux serveur et e-mails entrants pour notre compte ;
- Google Ireland Limited et ses sociétés affiliées/sous-traitants, lorsque Google Analytics est activé avec votre consentement ;
- les conseillers professionnels, autorités, juridictions ou services chargés de l’application de la loi lorsque la communication est légalement requise ou raisonnablement nécessaire pour protéger nos droits.
Nous ne vendons pas vos données personnelles.
7. Transferts internationaux
Nos services d’hébergement et de messagerie sont fournis par Hostico en Roumanie. Google Analytics peut impliquer l’accès à des données ou leur traitement par des entités et sous-traitants de Google situés en dehors de l’Espace économique européen. Lorsque cela est requis, Google s’appuie sur des mécanismes reconnus, tels que les décisions d’adéquation et les garanties contractuelles, notamment les clauses contractuelles types de la Commission européenne. Des informations complémentaires figurent dans la documentation de Google sur la confidentialité et les transferts de données.
8. Durées de conservation
- Demandes et correspondance : jusqu’à 24 mois après le dernier échange significatif, sauf nécessité de conservation plus longue pour une négociation active, un contrat, un litige ou une obligation légale.
- Journaux de sécurité et serveur : pendant la durée configurée par l’hébergeur ou raisonnablement nécessaire pour analyser les incidents de sécurité et de disponibilité.
- Données Google Analytics : selon la durée configurée dans notre propriété Google Analytics et toute durée plus courte résultant du retrait du consentement ou d’une demande d’effacement.
Si une demande devient une relation client, les informations pertinentes pourront être conservées pendant la relation puis durant les délais comptables, fiscaux, contractuels et de prescription applicables.
9. Vos droits
Sous réserve des conditions et limites prévues par la loi, vous pouvez demander :
- l’accès à vos données et une copie ;
- la rectification de données inexactes ou incomplètes ;
- l’effacement de vos données ;
- la limitation du traitement ;
- l’opposition aux traitements fondés sur l’intérêt légitime ;
- la portabilité lorsque le traitement est fondé sur le consentement ou un contrat et réalisé de manière automatisée ;
- le retrait de votre consentement à tout moment, sans remettre en cause les traitements antérieurs.
Pour exercer un droit, écrivez à privacy@patrixai.com. Nous pouvons demander les informations nécessaires pour vérifier votre identité. Nous répondons normalement dans un délai d’un mois, sous réserve des prolongations autorisées par la loi.
Vous pouvez également déposer une réclamation auprès de l’autorité roumaine : Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP), ou auprès de l’autorité de contrôle du pays de l’UE/EEE dans lequel vous résidez, travaillez ou estimez qu’une violation a eu lieu.
10. Décisions automatisées
Nous n’utilisons pas les données collectées via ce site pour prendre des décisions fondées exclusivement sur un traitement automatisé produisant des effets juridiques ou similaires significatifs.
11. Sécurité
Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles raisonnables, notamment le chiffrement des connexions, des contrôles d’accès, des mesures anti-spam, la maintenance logicielle et les dispositifs de sécurité de l’hébergeur. Aucun système internet ou de messagerie ne peut être garanti comme totalement sécurisé.
12. Liens externes
Le site peut contenir des liens vers des services tiers, notamment LinkedIn. Ces services appliquent leurs propres politiques de confidentialité et nous ne sommes pas responsables de leurs pratiques.
13. Modifications
Nous pouvons mettre à jour cette politique lorsque le site, nos prestataires ou nos obligations évoluent. La version en vigueur sera publiée ici avec une nouvelle date de mise à jour. Les modifications importantes pourront également être signalées sur le site.
Nous contacter
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